AI Governance

Denne AI Governance beskriver prinsippene, prosessene og de tekniske tiltakene som utgjør grunnlaget for utvikling, implementering og bruk av kunstig intelligens hos CitizenOne.

Governance er utarbeidet med utgangspunkt i blant annet:

• EU AI Act
• Personvernforordningen (GDPR)
• Privacy by Design
• Security by Design
• Enterprise best practice fra internasjonale programvareleverandører

Formålet er å sikre at CitizenOne AI brukes ansvarlig, sikkert, transparent og i samsvar med gjeldende lovgivning samt våre egne krav til informasjonssikkerhet, kvalitet og etikk.

Formålet med AI hos CitizenOne

CitizenOne bruker kunstig intelligens som et assisterende verktøy for å støtte medarbeidere i deres daglige arbeid.

AI brukes ikke til automatisk saksbehandling eller til å ta selvstendige beslutninger om innbyggere, medarbeidere eller andre registrerte personer.

Den autoriserte brukeren har alltid det fulle ansvaret for å gjennomgå, validere og godkjenne AI-generert innhold før det eventuelt brukes eller lagres i CitizenOne.

AI skal hjelpe brukeren med blant annet:

• oppsummering av informasjon
• utarbeidelse av journalnotater
• strukturering av tekst
• forbedring av formuleringer
• utarbeidelse av utkast
• besvarelse av spørsmål basert på organisasjonens egne registreringer

Våre AI-prinsipper

CitizenOne AI utvikles med utgangspunkt i en rekke grunnleggende prinsipper som skal sikre ansvarlig bruk av kunstig intelligens, høy informasjonssikkerhet og respekt for brukernes og innbyggernes data.

Alle AI-funksjoner utvikles etter faste governance-prinsipper.

Disse prinsippene brukes ved utvikling av nye AI-funksjoner, ved endringer av eksisterende funksjoner og som en del av vårt løpende compliance- og sikkerhetsarbeid.

Mennesket har alltid den endelige beslutningen

CitizenOne AI fungerer utelukkende som beslutningsstøtte og skriveassistanse.

Alle AI-genererte forslag skal vurderes og godkjennes av en autorisert bruker.

AI kan aldri automatisk opprette, endre eller godkjenne journalopplysninger eller andre registreringer uten brukerens aktive handling.

Privacy by Design

Beskyttelse av personopplysninger er innebygget som en grunnleggende del av CitizenOnes AI-arkitektur.

Systemet er utviklet med fokus på dataminimering, anonymisering, tilgangsstyring og sikker behandling av opplysninger gjennom hele AI-prosessen.

Security by Design

Informasjonssikkerhet er integrert i hele AI-løsningen.

AI-funksjonene er utviklet med fokus på sikker kommunikasjon, autorisasjon, audit, logging og løpende overvåkning.

Dataminimering

CitizenOne behandler kun de opplysningene som er nødvendige for den konkrete AI-oppgaven.

Det behandles aldri flere opplysninger enn nødvendig for å kunne levere den ønskede funksjonaliteten.

Transparens

Brukeren skal kunne forstå når AI brukes, hvilke opplysninger som inngår i behandlingen, og hvilke begrensninger AI har.

CitizenOne arbeider aktivt for å gjøre AI-prosessen så transparent som mulig uten å kompromittere sikkerheten.

Ansvarlig AI

Vi utvikler AI med fokus på ansvarlighet, etikk og respekt for innbyggernes rettigheter.

AI skal aldri brukes på en måte som kan føre til ulovlig behandling av personopplysninger eller tilsidesettelse av faglige vurderinger.

Kontinuerlig forbedring

CitizenOne AI utvikles løpende.

Vi evaluerer løpende funksjonalitet, sikkerhet, brukeropplevelse, databeskyttelse og lovgivning for å sikre at AI-løsningen fortsatt lever opp til gjeldende krav og beste praksis.

Governance Framework

CitizenOnes AI Governance bygger på seks sentrale styringsområder.

Alle nye AI-funksjoner vurderes basert på disse styringsområdene før implementering.

Formålet er å sikre en enhetlig utviklingsprosess med fokus på compliance, informasjonssikkerhet, kvalitet og ansvarlig bruk av kunstig intelligens.

Governance Framework omfatter følgende områder:

• Lovgivning og compliance
• Informasjonssikkerhet
• Databeskyttelse
• Teknisk arkitektur
• Menneskelig kontroll
• Løpende forbedringer og risikostyring

Roller og ansvar

CitizenOne

CitizenOne er ansvarlig for utvikling, drift, sikkerhet, vedlikehold og løpende forbedring av AI-plattformen.

Vi sikrer at AI-løsningen utvikles i samsvar med gjeldende lovgivning, kontraktuelle forpliktelser og interne sikkerhetskrav.

Kunden

Den enkelte organisasjonen er ansvarlig for den konkrete bruken av AI-funksjonene samt for å sikre at medarbeidere bruker AI i samsvar med organisasjonens egne retningslinjer og prosedyrer.

Brukeren

Den autoriserte brukeren har alltid ansvaret for å gjennomgå, validere og godkjenne AI-generert innhold.

AI fungerer kun som et assisterende verktøy.

AI-arkitektur og AI-arbeidsflyt

CitizenOne AI er utviklet etter prinsippene om Privacy by Design, Security by Design og Human in the Loop. AI fungerer som et assisterende verktøy som støtter autoriserte brukere i deres daglige arbeid, men tar aldri selvstendige avgjørelser eller gjør automatiske endringer i organisasjonens data.

AI fungerer utelukkende som beslutningsstøtte.

Alle AI-genererte forslag skal alltid gjennomgås, vurderes og godkjennes av en autorisert bruker før de eventuelt brukes eller lagres i CitizenOne.

Overordnet AI-arbeidsflyt

• Brukeren velger aktivt en AI-funksjon.
• CitizenOne identifiserer den relevante funksjonen og det nødvendige datagrunnlaget.
• Kun opplysningene som er nødvendige for den konkrete AI-oppgaven, velges ut.
• Direkte personidentifiserbare opplysninger anonymiseres eller fjernes før AI-behandling.
• Det anonymiserte datagrunnlaget behandles via en kryptert forbindelse.
• AI genererer et forslag basert på det tilgjengelige datagrunnlaget.
• Brukeren mottar AI-forslaget.
• Brukeren gjennomgår, redigerer og godkjenner selv resultatet.
• Først etter brukerens aktive handling kan innholdet lagres i CitizenOne.

Hvordan AI brukes hos CitizenOne

Assisterende teknologi

CitizenOne AI er utviklet for å støtte medarbeidere gjennom intelligente forslag, oppsummeringer og tekstgenerering. AI fungerer som et faglig hjelpeverktøy og erstatter ikke medarbeiderens vurdering eller ansvar.

Ingen automatiske avgjørelser

AI tar ikke automatiske avgjørelser om innbyggere, medarbeidere eller organisasjonens registreringer. Alle handlinger krever en autorisert brukers aktive godkjenning.

Menneskelig kontroll

Human in the Loop er et grunnleggende prinsipp i CitizenOne AI. Den autoriserte brukeren har alltid det fulle ansvaret for å validere, redigere og godkjenne AI-generert innhold.

AI-funksjoner

CitizenOne tilbyr flere AI-funksjoner, som alle bygger på den samme overordnede governance-modellen og de samme sikkerhetsprinsippene.

Ask AI

En intelligent AI-assistent som hjelper autoriserte brukere med å besvare spørsmål basert på organisasjonens egne registreringer og det relevante datagrunnlaget.

AI-assistert journalgenerering

AI kan hjelpe med å utarbeide forslag til journalnotater og annen dokumentasjon basert på den konkrete oppgaven og det relevante datagrunnlaget.

Own ChatGPT

Organisasjoner kan velge å bruke sin egen OpenAI-konto gjennom CitizenOne. Funksjonen administreres separat fra CitizenOnes standard AI-løsning og følger de sikkerhets- og governanceprinsippene som gjelder for denne integrasjonen.

Datagrunnlag og AI-behandling

CitizenOne AI behandler kun de opplysningene som er nødvendige for å utføre den konkrete AI-funksjonen som brukeren aktivt har valgt.

AI behandler aldri flere opplysninger enn nødvendig.

Dataminimering er et grunnleggende prinsipp i CitizenOnes AI-arkitektur og er en integrert del av behandlingen av alle AI-forespørsler.

Prinsipper for databehandling

• Kun relevante opplysninger brukes til den konkrete AI-oppgaven.
• Databehandlingen følger prinsippet om dataminimering.
• Organisasjoners data behandles logisk atskilt.
• AI bruker bare organisasjonens egne registreringer.
• Datagrunnlaget avgrenses basert på den valgte AI-funksjonen.
• Alle AI-forespørsler behandles via krypterte forbindelser.

Hvordan AI velger ut datagrunnlaget

CitizenOne vurderer automatisk hvilke opplysninger som er nødvendige for å løse den konkrete AI-oppgaven. Datagrunnlaget avhenger blant annet av AI-funksjonen brukeren har valgt, den aktuelle arbeidskonteksten og registreringene som er relevante for den konkrete handlingen.

Ask AI

Ask AI bruker organisasjonens relevante registreringer som kontekst for å kunne besvare brukerens spørsmål. Kun opplysninger som vurderes nødvendige for den konkrete forespørselen, inngår i behandlingen.

Journalgenerering

Ved AI-assistert journalgenerering begrenses datagrunnlaget til den konkrete innbyggeren og de relevante registreringene som støtter utarbeidelsen av det ønskede forslaget.

Own ChatGPT

Organisasjoner som bruker Own ChatGPT, bruker sin egen OpenAI-konto og sitt eget datamiljø. Funksjonen administreres separat fra CitizenOnes standard AI-løsning.

Tilgangsstyring

CitizenOne bruker autorisasjonsstyring for å sikre at AI kun kan arbeide med opplysninger som den konkrete brukeren er autorisert til å få tilgang til.

Tilgangsprinsipper

• AI respekterer organisasjonens tilgangsrettigheter.
• Brukere kan bare bruke opplysninger de er autorisert til.
• Data skilles mellom organisasjoner.
• Journalfunksjoner arbeider kun med den aktuelle innbyggeren.
• Tilgang kontrolleres før AI-behandling.

Anonymisering og dataminimering

Før opplysninger behandles av AI, bruker CitizenOne tekniske mekanismer for å redusere mengden direkte personidentifiserbare opplysninger, når dette er relevant for den konkrete AI-funksjonen.

Direkte personidentifiserbare opplysninger behandles etter prinsippet om dataminimering.

CitizenOne arbeider løpende med å videreutvikle anonymisering, redigering og beskyttelse av opplysninger som en del av plattformens sikkerhetsarkitektur.

Beskyttelse av opplysninger

• Redigering av direkte personidentifiserbare opplysninger.
• Beskyttelse av fødselsnumre.
• Beskyttelse av navn, adresser og kontaktopplysninger.
• Redigering av opplysninger i tekstfelt.
• OCR-basert behandling av dokumenter og bilder før AI-behandling.
• Løpende videreutvikling av databeskyttelsen.

Informasjonssikkerhet og AI-sikkerhet

Informasjonssikkerhet er en grunnleggende del av CitizenOnes AI-plattform. AI-funksjonene er utviklet med fokus på konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og sporbarhet gjennom hele databehandlingsprosessen.

Sikkerhet er innebygget i hele AI-løsningens livssyklus.

CitizenOne arbeider løpende med å videreutvikle plattformens sikkerhetstiltak i takt med den teknologiske utviklingen, endringer i lovgivningen og nye trusselbilder.

Informasjonssikkerhet omfatter blant annet

• Kryptert kommunikasjon.
• Autentisering og autorisasjon.
• Tilgangsstyring.
• Audit og sporbarhet.
• Automatisert databeskyttelse.
• Løpende sikkerhetsforbedringer.

Kryptering og sikker kommunikasjon

Kommunikasjon mellom CitizenOne og de anvendte AI-tjenestene skjer via krypterte forbindelser. Data overføres ved bruk av moderne transportkryptering for å beskytte opplysninger mot uautorisert tilgang under overføring.

Transport

AI-kommunikasjon skjer via sikre krypterte forbindelser mellom CitizenOne og de anvendte AI-tjenestene.

Databeskyttelse

Data behandles under kontrollerte sikkerhetstiltak med fokus på konfidensialitet og integritet.

Sikker arkitektur

AI-kommunikasjonen er en integrert del av CitizenOnes samlede sikkerhetsarkitektur.

Logging og Audit Trail

CitizenOne registrerer relevante AI-hendelser for å støtte sikkerhet, compliance, feilsøking og dokumentasjon.

Auditloggen støtter sporbarhet og etterprøvbarhet.

Logging brukes til sikkerhet, compliance, hendelsesundersøkelser og løpende forbedringer av plattformen.

Eksempler på registrerte opplysninger

• AI-funksjonen som ble brukt.
• Tidspunkt for behandlingen.
• Autorisert bruker.
• Anvendt AI-modell.
• Datakilder brukt til AI-behandlingen.
• Relevante hendelser i AI-prosessen.

Dataretensjon og automatisk sletting

CitizenOne følger prinsippene om dataminimering og oppbevarer ikke AI-relaterte opplysninger lenger enn nødvendig.

Retensjonsprinsipper

• Automatiske retensjonsregler.
• Automatisk opprydding av AI-data.
• Sletting i forbindelse med lovpålagt sletting.
• Løpende vedlikehold av AI-relaterte data.
• Kontrollert livssyklus for AI-opplysninger.

Løpende sikkerhetsforbedringer

CitizenOne utvikles kontinuerlig med fokus på å forbedre sikkerhet, databeskyttelse, transparens og compliance.

AI Governance er en dynamisk prosess.

Nye AI-funksjoner og sikkerhetsforbedringer vurderes løpende i forhold til gjeldende lovgivning, teknologisk utvikling og beste praksis.

Eksempler på løpende forbedringer

• Forbedret anonymisering og databeskyttelse.
• Utvidet tilgangsstyring.
• Forbedret audit og logging.
• Optimalisering av AI-arkitektur.
• Løpende risikovurderinger.
• Tilpasning til ny lovgivning og AI-standarder.

Compliance og lovgivning

CitizenOne utvikler og driver AI-funksjonene med fokus på etterlevelse av gjeldende lovgivning, anerkjente sikkerhetsstandarder og ansvarlig bruk av kunstig intelligens.

Compliance er en integrert del av utviklingsprosessen.

Nye AI-funksjoner vurderes løpende i forhold til gjeldende lovgivning, databeskyttelse, informasjonssikkerhet og risikoer, før de gjøres tilgjengelige for kundene.

AI Governance støtter blant annet

• EU AI Act.
• Personvernforordningen (GDPR).
• Privacy by Design.
• Security by Design.
• Enterprise best practice.
• Løpende risikostyring.

Databeskyttelse (GDPR)

Beskyttelse av personopplysninger er en sentral del av CitizenOnes AI Governance. AI-funksjonene utvikles med fokus på dataminimering, tilgangsstyring, sporbarhet og ansvarlig behandling av opplysninger.

Dataminimering

CitizenOne behandler kun de opplysningene som er nødvendige for den konkrete AI-funksjonen.

Privacy by Design

Databeskyttelse er en integrert del av både arkitektur, utvikling og drift.

Sikker behandling

Personopplysninger behandles under egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak.

Menneskelig kontroll (Human Oversight)

CitizenOne AI er utviklet etter prinsippet om Human in the Loop.

AI tar aldri selvstendige beslutninger.

Alle AI-genererte forslag krever en autorisert brukers aktive vurdering og godkjenning før de eventuelt brukes eller lagres.

Human Oversight omfatter blant annet

• Brukeren starter AI-funksjonen aktivt.
• Brukeren vurderer AI-forslaget.
• Brukeren kan redigere AI-innholdet.
• Brukeren bestemmer selv om resultatet skal brukes.
• AI tar ingen automatiske avgjørelser.

AI-modeller og AI-leverandører

CitizenOne kan bruke eksterne AI-tjenester som en del av plattformens AI-funksjoner.

Eventuelle AI-leverandører vurderes løpende basert på krav til sikkerhet, databeskyttelse, funksjonalitet og compliance.

Generelle prinsipper

• AI-leverandører vurderes løpende.
• Databehandling skjer under relevante avtalegrunnlag.
• AI-modeller brukes kun som assisterende teknologi.
• Kundedata brukes ikke til å trene AI-modeller, med mindre dette uttrykkelig fremgår av den konkrete AI-leverandørens vilkår og den valgte løsningen.
• CitizenOne vurderer løpende alternative AI-teknologier.

Begrensninger ved AI

Kunstig intelligens kan generere upresise, ufullstendige eller feilaktige forslag.

AI skal aldri erstatte faglige vurderinger.

CitizenOne anbefaler alltid at AI-generert innhold gjennomgås kritisk av en autorisert bruker før bruk.

Brukeren bør være oppmerksom på

• AI kan gjøre feil.
• AI kan mangle kontekst.
• AI kan foreslå upresise formuleringer.
• AI erstatter ikke faglig vurdering.
• Brukeren har alltid det endelige ansvaret.

Governance, revisjon og dokumentstyring

AI Governance er et levende styringsdokument som løpende vedlikeholdes og oppdateres i takt med utviklingen av CitizenOne, endringer i lovgivningen, nye AI-teknologier samt endrede sikkerhets- og compliancekrav.

AI Governance er en kontinuerlig prosess.

CitizenOne gjennomgår løpende AI-funksjoner, sikkerhetstiltak og governance-prinsipper med hensikt å sikre fortsatt etterlevelse av gjeldende lovgivning og beste praksis.

Governance omfatter blant annet

• Løpende revisjon av AI-funksjoner.
• Vurdering av nye AI-teknologier.
• Oppdatering av sikkerhetstiltak.
• Tilpasning til ny lovgivning.
• Løpende risikovurderinger.
• Kontinuerlig forbedring av AI-plattformen.

Endringer i denne AI Governance

CitizenOne kan løpende oppdatere denne AI Governance for å reflektere endringer i AI-funksjonalitet, sikkerhetstiltak, lovgivning eller andre forhold av betydning for bruken av kunstig intelligens.

Når oppdateres dokumentet?

Dokumentet oppdateres blant annet ved vesentlige endringer i AI-plattformen, endringer i gjeldende lovgivning eller ved implementering av nye sikkerhetstiltak.

Versjonering

CitizenOne arbeider med løpende versjonering av AI Governance, slik at kunder og samarbeidspartnere alltid har tilgang til den gjeldende versjonen.

Transparens

Vi streber etter størst mulig åpenhet omkring utviklingen og bruken av AI hos CitizenOne.

Kontakt vedrørende AI

Har du spørsmål til CitizenOnes AI Governance, AI-funksjoner, databeskyttelse eller informasjonssikkerhet, er du alltid velkommen til å kontakte oss.

Kontakt

• CitizenOne
• E-post: support@citizenone.dk
• Nett: https://citizenone.dk

Dokumentinformasjon

Denne AI Governance beskriver de overordnede prinsippene for utvikling, drift og bruk av kunstig intelligens hos CitizenOne.

Dokumentet skal leses i sammenheng med CitizenOnes øvrige juridiske og sikkerhetsmessige dokumentasjon, inkludert våre vilkår og betingelser, personvernerklæring, databehandleravtale og øvrig sikkerhetsdokumentasjon.

Dokumentopplysninger

• Dokument: AI Governance
• Produkt: CitizenOne
• Dokumenttype: Governance
• Status: Gjeldende
• Versjon: 1.4
• Sist oppdatert: April 2026

Avsluttende bemerkninger

CitizenOne tror på at kunstig intelligens skal støtte mennesker - ikke erstatte dem. Vår AI utvikles med fokus på ansvarlighet, åpenhet, informasjonssikkerhet og respekt for den enkelte organisasjonens data. Vi arbeider løpende med å videreutvikle både vår AI-plattform og vår governance-modell, slik at CitizenOne fortsatt lever opp til de høyeste standardene innen sikker og ansvarlig bruk av kunstig intelligens.